Purchase-to-Pay mit DocuWare
Purchase-to-Pay: Automatisierte Beschaffung – von Bestellung bis Zahlung
DocuWare optimiert Ihren kompletten Beschaffungs- und Finanzprozess: von der Bestellung über Lieferung und Rechnung bis hin zur Zahlung. Damit reduzieren Sie manuelle Aufwände, vermeiden Fehler und behalten volle Kostenkontrolle.
Strukturierte Bestellanforderung (Purchase Requisition)
Mitarbeitende können Bestellungen über intuitive Webformulare mit Pflichtfeldern erfassen (z. B. Artikel, Menge, Kostenstelle, Lieferant etc.). So wird sichergestellt, dass jeder Einkauf transparent und regelkonform beginnt.
Genehmigungs-Workflows
Bestellungen werden gemäß Unternehmensrichtlinien automatisch an die richtigen Freigabestellen weitergeleitet. Ob Einzel- oder mehrstufige Freigaben — DocuWare ermöglicht flexible, automatisierte Genehmigungsprozesse.
Automatischer Abgleich & Rechnungsverarbeitung
Nach Lieferung und Rechnungseingang gleicht DocuWare Bestellung, Lieferschein und Rechnung automatisch ab („3-Way-Matching“). Stimmen alle Daten überein, kann die Rechnung direkt zur Zahlung weitergeleitet werden — ohne manuelle Kontrolle.
Verknüpfte Daten & Dokumente zentral verfügbar
Alle Unterlagen — Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Verträge — liegen zentral und verknüpft ab. So haben Einkauf, Buchhaltung und Management jederzeit Zugriff und maximalen Überblick.
Schnellere Buchung & Zahlung
Dank automatischer Datenübernahme und Schnittstellen (z. B. zu Buchhaltungs- oder ERP-Systemen) werden Buchung und Zahlung effizienter, Fehler minimiert und manuelle Eingaben überflüssig.
Compliance, Transparenz & Audit-Sicherheit
Alle Schritte im Beschaffungsprozess sind dokumentiert — ideal für Transparenz, Kontrolle und gesetzliche Anforderungen. Zudem sind Rechnungen und Belege revisionssicher archiviert.
So funktioniert der Purchase-to-Pay-Prozess
Ihre Vorteile mit DocuWare Purchase-to-Pay
- Reduzierter manueller Aufwand und bis zu 80 % Zeitersparnis bei der Rechnungsverarbeitung
- Klar definierte, transparente Einkaufs- und Zahlungsabläufe
- Minimierung von Fehlern und Zahlungsausfällen durch automatisierten Abgleich
- Bessere Kostenkontrolle, Budgettreue und Ausgabendisziplin
- Schnellere Prozesse von Bestellung bis Zahlung, mit einheitlichem, digitalen Workflow
- Zentrale, jederzeit verfügbare Daten und Dokumente — auch mobil
So erhalten Sie eine maßgeschneiderte, übersichtliche und sichere Vertragsverwaltung — ohne Aufwand für Sie.
Warum mit Helpdev + DocuWare?
Als Partner von DocuWare bietet Helpdev Ihnen:
- Analyse Ihrer bestehenden Einkaufs- und Rechnungsprozesse
- Einrichtung & Konfiguration des Purchase-to-Pay-Workflows
- Automatisierung von Bestellanforderungen, Genehmigungen und Rechnungsverarbeitung
- Integration in Ihre bestehende IT- und Buchhaltungslandschaft (ERP, Buchhaltung, etc.)
- Schulung der Mitarbeitenden & Support im laufenden Betrieb
So erhalten Sie eine effiziente, übersichtliche und regelkonforme Lösung — perfekt abgestimmt auf Ihr Unternehmen.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihr ERP-Potenzial entfalten
Profitieren Sie von effizienteren Prozessen, geringeren Kosten und mehr Transparenz in allen Unternehmensbereichen – mit HelpDev als Ihrem zuverlässigen Digitalisierungspartner.
Anwendungsfälle
DocuWare passt sich flexibel den Anforderungen unterschiedlichster Branchen und Unternehmensbereiche an. Ob Buchhaltung, Personalwesen, Einkauf oder Vertrieb – entdecken Sie, wie digitale Dokumentenprozesse und automatisierte Workflows Ihren Arbeitsalltag effizienter, transparenter und sicherer machen.
